„אנשים מחפשים עבודה חדשה בשביל התפתחות, קידום ושכר, אבל עוזבים מקום עבודה בגלל המנהל הישיר”. מסכימים?
לפי סקר של חברת גאלופ מ-2020, 54% מהעובדים עוזבים את מקום עבודתם בשלב כלשהו בקריירה, כדי „להתרחק מהמנהל שלהם”.
אבל מה זה בעצם יחסים גרועים? מהם האתגרים בתקשורת במקום העבודה? ואף יותר חשוב, מהן האסטרטגיות להתמודד איתם בהצלחה?
פיתוח תקשורת אפקטיבית רלוונטי לא רק מול המנהל הישיר. הוא רלוונטי גם מול מגייסים, ממונים, עמיתים, לקוחות, ספקים ומקבילים בתעשייה. בואו נבין מהי תקשורת אפקטיבית במקום העבודה, ומהו האפקט המפתיע שגלום בה.
מהי תקשורת אפקטיבית?
תקשורת אפקטיבית היא תהליך של העברת מידע, רעיונות ורגשות בין שני צדדים או יותר, בצורה ברורה ומדויקת. המטרה היא שהנמען יבין את המסר בדיוק כפי שהשולח התכוון.
היא חיונית להצלחת כל ארגון ועובד, ותורמת בעיקר ל:
- שיפור הפרודוקטיביות. תיאום ציפיות, קבלת המידע והמשאבים הדרושים, ועבודה בשיתוף פעולה שמגבירה יעילות.
- הגברת שביעות הרצון. חיזוק תחושת ההערכה והחיבור בין כל המעורבים בצוות.
- חיזוק מערכות יחסים. בניית אמון והבנה בין העובדים, הממונים והלקוחות.
- קידום קריירה. אפשרות להפגין כישורים, לבנות קשרים מקצועיים, ולפתח את הקריירה.
- שימור בריאות הנפש. התמודדות עם לחץ וחרדה, והגברת תחושת הרווחה.
מאפיינים של תקשורת אפקטיבית במקום העבודה
אלה המרכיבים החיוניים שמאפשרים להעביר מסרים בצורה ברורה ומועילה, ולייצר סביבה פרודוקטיבית ומכילה:
- בהירות ודיוק. להעביר מסרים בצורה ברורה ותמציתית, בין היתר דרך התמקדות בנקודות החשובות ושימוש בדוגמאות. ומהצד השני, לשאול שאלות הבהרה כדי לוודא שהבנו נכון.
- כנות ובניית אמון. תקשורת פתוחה ושקופה, בלי הסתרת מידע. להביע רגשות ודעות בכנות, גם כשהן קשות, ולהיות מוכנים לקבל ביקורת ולהודות בטעויות.
- הוגנות. להתייחס לכל אדם באדיבות ובהערכה, ללא קשר לתפקיד או למעמד, עם שפה מכבדת.
- אקטיביות. הקשבה פעילה (בהמשך נרחיב), ותשומת לב גם למילים וגם לשפת הגוף ולטון הדיבור.
- מיקוד בפתרון. במקום להתמקד בבעיות ובאשמה, לחפש דרכים יצירתיות לפתור אותן, מתוך גישה חיובית.
- עקביות. חשוב שהמילים שלנו יהיו תואמות למעשים, לאורך זמן.
מהי הקשבה פעילה?
תקשורת אפקטיבית היא לא העברת מידע חד-כיוונית. זהו תהליך דינמי שדורש שיתוף פעולה של השולח והמקבל כאחד. השולח צריך להבהיר את המסר בצורה ברורה ומכבדת. והמקבל, מצידו, צריך להקשיב באופן פעיל.
מה הכוונה ב„פעיל”?
- תשומת לב מלאה. להתמקד בדובר, ליצור קשר עין, ולכוון אליו את הגוף.
- משוב של הבנה. הנהון, הבעות פנים, ושיקוף, כלומר חזרה על הנאמר במילים שלכם.
- הבעת עניין. שאילת שאלות, פתוחות להרחבה וסגורות למיקוד.
- סבלנות והימנעות משיפוט. להשהות שיפוטים עד לסיום דברי הדובר, בלי לקטוע ובלי תגובות אוטומטיות.
- אכפתיות והערכה. להפגין אכפתיות כלפי הדובר, הבעיות והדאגות שלו.
בהקשבה בסיסית אנחנו מתמקדים רק בגלוי, במילים, בטון ובשפת הגוף, ובעיקר „עסוקים בנו”. בהקשבה פעילה, לעומת זאת, ננסה לשער גם את הרובד הסמוי, את מה שלא נאמר, ואז נשיב לדובר באופן שמוודא שהמסר שלו נקלט והובן נכון. זה בדיוק הבסיס של תקשורת מקרבת.
איכות נוספת בהקשבה פעילה היא אמפתיה, כלומר זיהוי והבנה של רגשות הדובר מעבר למילים. אחד הכלים היישומיים שלה הוא „ניחוש אמפתי”. אחרי שהקשבנו והתחברנו לרגשות, נוכל לוודא את ההבנה שלנו ולשאול: „אז בעצם מה שאתה מרגיש זה ש…, ולכן אתה חושב או מתנהג ככה…?”. היכולת הזו קשורה ישירות לאינטליגנציה רגשית.
ודרך נוספת לבדוק אם אנחנו בהקשבה פעילה, היא להגביר את הנוכחות שלנו ביחס לשלושה מרכיבים:
- עד כמה אני עם הדובר, או עסוק בעצמי?
- עד כמה אני רוצה להבין את הדובר, קונקרטית, ואם צריך גם בעומק?
- עד כמה אני רוצה גם בטובת הדובר, או רק בטובתי?
האפקט המפתיע בתקשורת אפקטיבית
כפי שכבר ציינתי, תקשורת אפקטיבית צריכה להיות מותאמת לאדם ולסיטואציה. כדאי להתחשב ברקע, בתרבות ובאופן התקשורת המועדף של האדם שמולנו. לא כל תקשורת תתנהל בצורה מושלמת, אז כדאי להיות מוכנים להתאים את הגישה לנסיבות.
תקשורת אינה מסתכמת רק במילים שאנחנו אומרים. שפת גוף, טון דיבור והבעות פנים משחקים תפקיד משמעותי. חשוב להיות מודעים לתקשורת הלא-מילולית שלנו, ולשדר מסרים של אמון ופתיחות.
אז מהו האפקט המפתיע? תקשורת אפקטיבית היא לא מיומנות מולדת, אלא יכולת שאפשר לפתח ולשפר לאורך זמן. דרך הקפדה על המאפיינים שהזכרנו, תרגול מתמיד ופתיחות ללמידה, אנחנו יכולים להפוך למתקשרים יעילים יותר, גם בעבודה וגם בחיים האישיים.
וכאן מגיעה ההפתעה.
דרך פיתוח מיומנויות התקשורת, אנחנו לא רק מגבירים את הפרודוקטיביות ומשיגים את המטרות שלנו. אנחנו גם משמרים מערכות יחסים חזקות ומיטיבות. וכך, בסופו של דבר, שומרים גם על הבריאות הנפשית והרווחה האישית שלנו, לאורך זמן.
להרצאות וסדנאות בנושא תקשורת אפקטיבית במקום העבודה, אתם מוזמנים לפנות אליי כאן